Allmänt om vår lagring av personuppgifter

I detta dokument beskrivs hur vi hanterar personuppgifter i verksamheten. Dokumentet är internt och beskriver hur vi arbetar med lagring, varför vi lagrar vissa uppgifter samt hur vi skyddar uppgifterna från obehöriga samt spridning. Vi har även ett externt dokument som riktar sig till de personer som har kontakt med verksamheten.

Journalföring enligt socialtjänstlagen

När det gäller de kvinnor som placeras i vårt skyddade boende enligt socialtjänstlagen ska allt som sker under tiden kvinnan är beviljad bistånd i form av boende dokumenteras i vårt journalsystem. Anteckningar förvaras i låst dokumentskåp. Dokumentskåpet ska stå i ett rum som endast behörig personal har nyckel till. Det är endast personal som har nyckel till dokumentskåpet. Tillgång till anteckningar och dokument har anställd personal, samt kontaktpersoner ( 2 per kvinna )

Lagring av personuppgifter för stödsökande kvinnor

I vårt arbete lagrar vi vissa kontaktuppgifter till de kvinnor som söker sig till oss. De personuppgifter som lagras är kvinnans namn, eventuellt efternamn och telefonnummer. Utöver det antecknas även uppgifter om kvinnans utsatthet samt om hon har några barn. Om barnen är utsatta för våld antecknas även det. På samma blankett registreras datum för den första kontakten samt utförda insatser såsom stödsamtal, telefonsamtal och SMS.

Syftet med att lagra de stödsökande kvinnornas personuppgifter är flera. Vi behöver ha deras namn och telefonnummer för att kunna kontakta dem vid exempelvis sjukdom eller övriga anledningar till ombokning av tid. Utöver det behöver vi också kunna skilja på dem för att veta vem det är som ska komma på samtal en viss tid och dag. En ytterligare anledning till att det är nödvändigt att lagra vissa personuppgifter är att vi för statistik över hur många kvinnor som kommer till oss, deras utsatthet samt om de har eventuella barn. Denna statistik ska bland annat användas i våra ansökningar om bidrag till verksamheten.

Vad gäller tillgång till de stödsökande kvinnornas personuppgifter är det endast de anställda som ska ha tillgång till dem. Pärmen med uppgifterna ska förvaras i låst säkerhetsklassat dokumentskåp. Endast anställda ska ha nyckel till skåpet samt rummet som skåpet står i. Vi lagrar dessa personuppgifter innevarande år, När blanketterna från föregående år ska raderas ska de strimlas i en dokumentstrimlare.

Lagring av personuppgifter som skickas från polisen

I vår verksamhet mottar vi uppgifter från polisen om kvinnor som vill bli kontaktade av oss. Eftersom polisanmälan innehåller uppgifter om bl.a. adress lagrar vi inte denna.

När kontakt tagits med kvinnan ska blanketten strimlas.

Om ärendet blir fortlöpande med samtal o insatser gäller tillgång till de registrerade uppgifterna gäller samma rutiner som för övriga personuppgifter till stödsökande kvinnor.

Lagring av uppgifter i fysisk kalender

För vår löpande verksamhet använder vi oss av en fysisk kalender. I våra kalendrar ska endast förnamn på personer antecknas. Syftet med att vi lagrar dessa uppgifter i kalendern är för att kunna planera verksamheten med möten, samt för att kunna dokumentera den verksamhet vi genomför.

Lagring av information i telefoner

I anställd och kontaktkvinnors telefoner finns kontaktuppgifter till stödsökande kvinnor. De personuppgifter som lagras är för- och efternamn samt telefonnummer till personen. Syftet med att dessa kontaktuppgifter lagras är att de anställda och stödsökande ska kunna hålla kontakt med varandra via telefon och SMS. SMS och kontaktuppgifter till kvinnor ska raderas när kvinnorna inte längre är aktuella vid jouren. I de fall bilder tas på stödsökande kvinnor ska dessa inte sparas i någon av telefonerna. Om det är bilder eller filmer som behöver sparas ska de antingen skrivas ut och läggas i personens akt eller föras över till ett USB-minne som sedan förvaras i det låsta, säkerhetsklassade dokumentskåpet. Syftet med att vissa bilder eller filmer bör sparas är att de kan behövas som bevis vid en framtida polisanmälan.

Lagring av information i mejllådor

Alla mejl som skickas från någon kvinnojours-adress ska ha en automatisk signatur.

Vi sparar inga mail som innehåller namn, adress , personuppgifter . Vid intern information används endast första bokstaven i kvinnans namn.

Lagring av dokument i datorer

De dokument som kan innehålla personuppgifter till kvinnor i våra datorer är genomförandeplaner, intyg och mejllistor. Genomförandeplanerna ska skrivas ut och läggas i kvinnans akt. Genomförandeplanen sparas och hanteras skriftligt och inlåst. Vid utflytt ska detta dokument raderas. Om ett intyg behöver sparas efter att det skickats till mottagaren ska det skrivas ut och läggas i en särskild mapp för intyg. Mappen ska förvaras i det låsta, säkerhetsklassade dokumentskåpet.

Lagring av personuppgifter om medlemmar, styrelse och anställda

Vi för register över jourens medlemmar. I registret uppges namn, adress, mejladress och telefonnummer. Även styrelsemedlemmar och anställda upptas i detta register. Medlemsregistret uppdateras kontinuerligt och om en medlem begär att bli borttagen kommer denna att tas bort. TYSTNADSPLIKT

För anställda sparas, utöver ovan angivna uppgifter, även lönespecifikationer enligt bokföringslagen. Arbetsgivarintyg och uppgifter om tjänstledighet och anställnings upphörande sparas också. I syfte att kunna kontakta anhöriga vid behov sparas även anhöriglistor när det gäller de anställda. Dessa listor raderas i samband med att en anställning avslutas.

Vi för även register över stödmedlemmar. De uppgifter som sparas är personens namn och mejladress. Uppgifterna sparas för att våra stödmedlemmar ska få ta del av vårt månadsbrev.